Un graphique Smartsheet peut facilement vous indiquer que la satisfaction client est de 85 % aujourd'hui. En revanche, il ne peut pas vous montrer celle d'hier en un simple clic.
C'est l'une de mes plus grandes frustrations avec Smartsheet : l'absence de reporting historique intégré. La plateforme affiche parfaitement les données en temps réel, mais il n'existe aucun bouton ni aucune option native permettant de consulter les données passées depuis un tableau de bord ou un rapport. Seul l'historique des cellules des feuilles est disponible.
Il existe plusieurs façons de contourner cette limitation, et aujourd'hui je vais me concentrer sur un exemple utilisant les statuts RAG (Red, Amber, Green).
Le principe est généralement le même dans la plupart des cas : utiliser les automatisations pour enregistrer une valeur ainsi qu'une date, puis exploiter ces enregistrements dans une feuille de métriques Smartsheet afin de pouvoir les afficher dans un tableau de bord.
Pour les statuts RAG, je voulais comprendre comment ils évoluaient au sein d'une entreprise. J'ai donc mis en place la solution suivante :
J'ai créé trois colonnes pour enregistrer les changements de statut RAG ainsi que trois colonnes correspondantes pour enregistrer les dates.
J'ai ensuite configuré deux automatisations : l'une pour enregistrer la nouvelle couleur lorsqu'une valeur change dans la colonne RAG, et l'autre pour enregistrer la date du changement.
J'ai ensuite créé une feuille de métriques contenant des formules COUNTIFS pour chaque couleur, regroupées par mois. Voici la formule utilisée pour la colonne "Count of Green" :
=COUNTIFS({Rag Change - Green}, "Green", {Rag Change - Green date}, IFERROR(MONTH(@cell), 0) = [Month number]@row)
À noter que les références utilisées proviennent de la feuille "Rag Change » (voir la première capture d'écran), qui contient les données d'origine.
L'astuce qui permet à cette formule de fonctionner consiste à imbriquer un IFERROR dans le critère du COUNTIFS. En effet, la fonction MONTH appliquée à une cellule vide renvoie une erreur. Grâce à IFERROR, cette erreur est remplacée par la valeur 0, ce qui permet à la formule de continuer à fonctionner correctement.
Il ne reste ensuite plus qu'à utiliser cette table dans votre tableau de bord afin de visualiser les nouveaux statuts RAG enregistrés chaque mois.
Ce tableau de bord ne montre pas le nombre actuel de projets en vert (cette information est déjà disponible dans votre graphique RAG principal). Il montre plutôt combien de projets sont passés dans chaque statut au cours d'un mois donné, ce qui permet d'identifier les tendances dans le temps.
Il s'agit ici d'une version simplifiée de la solution. Dès que vous travaillez avec des dates, il faut anticiper les besoins futurs afin que le système continue de fonctionner dans les années à venir. Par exemple, que se passera-t-il lorsque vous aurez des données pour le mois de janvier à la fois en 2025 et en 2026 ?
C'est précisément là que j'interviens. Si vous avez besoin d'aide avec Smartsheet, vos données ou vos tableaux de bord, n'hésitez pas à me contacter via le formulaire ci-dessous.
