Un collaborateur craque sous la charge pendant qu'un autre attend qu'on lui confie une mission. Ce n'est pas un problème de mauvaise volonté, c'est une question de visibilité : personne dans l'organisation ne voit, au même moment, ce que chaque personne a réellement sur son plan de charge, tous projets confondus.
Le plan de charge existe souvent, quelque part, dans un fichier Excel maintenu par un chef de projet consciencieux. Le problème, c'est qu'il n'existe qu'à l'échelle d'un seul projet. Le collaborateur qui travaille sur trois initiatives différentes se retrouve avec trois plans de charge distincts, dont aucun ne reflète sa charge réelle.
Ce découpage fonctionnait quand chacun travaillait sur un seul projet à la fois. Ce n'est plus la réalité de la plupart des organisations. Les collaborateurs sont partagés entre plusieurs initiatives, et la surcharge se construit invisiblement, à la marge de chaque projet pris isolément, jusqu'à ce qu'elle se manifeste sous la forme d'un retard, d'une erreur, ou d'un épuisement professionnel qu'on aurait pu anticiper.
À l'inverse, la sous-charge coûte tout aussi cher. Un collaborateur disponible mais non visible dans un plan de charge global reste inutilisé pendant qu'on recrute, ou qu'on externalise, pour combler un besoin ailleurs.
L'objectif n'est pas de surveiller davantage les collaborateurs. C'est de donner aux responsables une réponse fiable à une question simple : qui a de la disponibilité, et qui est déjà au maximum, avant d'assigner une nouvelle tâche.
Avec Resource Management dans Smartsheet, la charge de chaque personne est calculée à travers l'ensemble de ses affectations, pas projet par projet. Un manager peut voir, pour une même personne, ce qu'elle a sur son planning cette semaine sur le projet A, la semaine prochaine sur le projet B, et le total cumulé sur la période. Cette vue transversale rend visible ce que la somme de plusieurs fichiers Excel ne montre jamais clairement : la charge réelle d'une personne, pas seulement sa charge sur un projet donné.
Les responsables peuvent aussi comparer la charge planifiée à la disponibilité réelle, congés et absences compris, ce qui évite d'affecter quelqu'un sur une période où il n'est en réalité pas disponible.
Si vous voulez en savoir plus, lisez ici comment assigner des équipes à vos projets avec Smartsheet Resource Management.
Les décisions d'affectation se prennent avant la surcharge, pas après. Un responsable qui doit lancer une nouvelle mission peut identifier en quelques minutes qui a réellement de la marge, plutôt que de deviner ou de demander à chaque chef de projet de vérifier son propre fichier.
Ce n'est pas un outil de contrôle. C'est un outil qui protège les équipes d'une surcharge qu'on ne voit généralement qu'une fois qu'elle a déjà fait des dégâts.
Si la charge de vos équipes se pilote encore projet par projet dans des fichiers séparés, il y a moyen d'obtenir une vue d'ensemble fiable. Contactez-moi via le formulaire ci-dessous pour en parler.