Vous avez acheté les licences. Vous avez créé les feuilles. Vous avez même envoyé l’email "on passe sur Smartsheet".
Et pourtant, trois mois plus tard, votre équipe envoie encore des mises à jour par email, suit les tâches dans Excel, et vous pose des questions auxquelles Smartsheet était censé répondre automatiquement.
Si vous vous reconnaissez dans cette situation, vous n'êtes pas seul. Le faible taux d'adoption est l'un des problèmes les plus courants après la mise en place de Smartsheet, et il est rarement lié à l'outil lui-même.
Voici ce qui se passe généralement, et comment y remédier.
La raison la plus commune pour laquelle les équipes n'utilisent pas Smartsheet, c'est que la personne qui l'a configuré l'a fait de son propre point de vue, et non de celui des personnes qui sont censées l'utiliser au quotidien.
Si votre équipe ouvre une feuille et ne comprend pas immédiatement ce qu'elle est supposée faire, elle va la fermer et revenir à ce qu'elle connaît.
Que faire : Identifiez la ou deux actions que chaque personne doit réaliser dans Smartsheet chaque semaine, et rendez-les aussi évidentes que possible. Utilisez des noms de colonnes clairs, supprimez ou cachez les colonnes inutiles pour eux, et envisagez d'utiliser un formulaire pour la saisie plutôt que de demander à tout le monde d'éditer la feuille directement.
Smartsheet est intuitif pour les personnes à l'aise avec Excel. Pour les autres, même des actions simples comme modifier une cellule, cocher une tâche ou répondre à une demande de mise à jour peuvent sembler incertaines.
Les gens évitent les outils sur lesquels ils ne se sentent pas à l'aise.
Que faire : Une présentation de 20 minutes suffit souvent. Pas besoin d'un programme de formation complet : montrez à chaque personne exactement ce qu'elle doit faire, dans le contexte de son travail réel. Enregistrez la session si vous le pouvez.
Si votre équipe peut encore envoyer un email à la place d'une mise à jour dans Smartsheet, elle le fera. Les vieilles habitudes ne disparaissent que lorsqu'il n'y a plus d'alternative.
Que faire : Arrêtez d'accepter les mises à jour en dehors de Smartsheet. Si quelqu'un vous envoie un statut par email, répondez-lui en lui demandant de mettre à jour la feuille à la place. Quelques semaines de constance suffisent.
Si Smartsheet ne profite qu'au manager ou au chef de projet, les personnes qui saisissent les données le percevront comme du travail supplémentaire sans contrepartie.
Que faire : Montrez à votre équipe ce qu'elle y gagne personnellement. Moins de messages "on en est où sur ça ?". Pas de doublons parce que c'est déjà saisi. Des rappels automatiques pour ne rien laisser passer. Quand les gens voient l'outil travailler pour eux, et pas seulement pour leur responsable, l'adoption suit.
L'un des atouts de Smartsheet, c'est qu'il peut envoyer des rappels, notifier les bonnes personnes et faire avancer les choses sans que personne n'ait à relancer qui que ce soit. Mais si ces automatisations n'ont jamais été mises en place, ou si elles envoient trop d'alertes sans intérêt, votre équipe finira par les ignorer.
Que faire : Faites un audit de vos automatisations. Se déclenchent-elles correctement ? Vont-elles aux bonnes personnes ? S'envoient-elles trop souvent ? Une automatisation bien configurée fait gagner du temps. Une mal configurée crée du bruit.
Un faible taux d'adoption sur Smartsheet est presque toujours un problème de configuration et de gestion du changement, pas un problème technologique. La bonne nouvelle, c'est que c'est réparable, souvent sans tout recommencer.
Si votre équipe n'utilise pas Smartsheet comme vous l'espériez, la solution n'est pas de créer plus de feuilles. C'est de regarder honnêtement comment votre configuration actuelle fonctionne pour les personnes censées l'utiliser.
Vous ne savez pas où se situe le problème dans votre environnement Smartsheet ? Utilisez le formulaire ci-dessous pour me contacter, et on peut regarder ça ensemble.