Suivre la tendance des demandes urgentes dans Smartsheet avec un graphique sur 60 jours

L'un de mes KPI préférés à suivre sur un système de tickets dans Smartsheet est le pourcentage de demandes urgentes. Connaître le chiffre du jour est utile, mais ce que l'on souhaite vraiment, c'est un historique récent permettant de le comparer à d'autres périodes.

Nous avons vu, dans un précédent article, comment enregistrer des KPI au jour le jour, et le pourcentage de demandes urgentes s'y prête parfaitement. Suivi jour après jour, cela ressemble à ceci :

Cette vue est la plus pertinente lorsque l'on dispose d'un grand volume de données à comparer avec le reste de l'année, ou avec les années précédentes. Le hic, c'est qu'on ne peut l'obtenir que si l'automatisation d'historisation des KPI décrite dans cet article a déjà été mise en place.

Si ce n'est pas le cas, il existe une autre méthode pour obtenir une vue de la tendance récente. Elle repose encore sur un certain niveau d'automatisation d'enregistrement, mais au lieu d'une année complète, elle ne porte que sur les 60 derniers jours. Cela signifie qu'elle demande beaucoup moins de temps pour obtenir un graphique de tendance fonctionnel, et vous pouvez même saisir quelques valeurs manuellement pour démarrer rapidement si vous le souhaitez.

1. Enregistrer la date des demandes urgentes

Créez une automatisation Smartsheet qui enregistre la date à chaque fois qu'une ligne est ajoutée, ou qu'une ligne existante est modifiée, avec le champ "Urgence" marqué comme tel.

2. Créer une feuille de métriques

J'ai récemment écrit que les rapports sont généralement le meilleur outil pour construire des graphiques. Ici, pourtant, comme nous rassemblons des données rattachées à des plages de dates fixes qui ne changeront pas, une feuille de métriques est le meilleur choix. Elle offre une structure stable et fiable sur laquelle pointer un widget graphique.

Il nous faut quatre lignes et une seule colonne pour les formules de pourcentage.

15 derniers jours :

30 derniers jours :

45 derniers jours :

60 derniers jours :

Chaque formule est composée de deux COUNTIFS. On compte le nombre de demandes urgentes par rapport au nombre total de demandes sur une période donnée.

Je sais que les formules basées sur des dates peuvent sembler intimidantes au premier abord. Prenons la dernière comme exemple : on demande à Smartsheet de compter les demandes dont la date est « >= », c'est à dire « supérieure ou égale à », une date correspondant à « TODAY(-60) », soit 60 jours avant aujourd'hui. Cela couvre toutes les demandes à partir d'il y a 60 jours. En ajoutant le second critère, « <TODAY(-45) », on restreint ensuite ce résultat pour ne garder que les demandes allant d'il y a 60 jours jusqu'à il y a 45 jours.

Un détail qui piège parfois : l'ordre de vos lignes dans la feuille de métriques devient l'ordre des points de données dans le graphique, le haut vers le bas de la feuille devient la gauche vers la droite du graphique. J'avais construit la mienne à l'envers la première fois, alors assurez vous que vos lignes se lisent de la plus ancienne à la plus récente, du haut vers le bas.

3. Ajouter le graphique au tableau de bord

Enfin, ajoutez un widget graphique à votre tableau de bord et pointez le vers la feuille de métriques que vous venez de créer.

Le résultat est un graphique montrant la tendance du pourcentage de vos demandes urgentes sur les 60 derniers jours, sans nécessiter une année complète d'historisation des KPI.

Si vous souhaitez de l'aide pour mettre en place le suivi des urgences, des feuilles de métriques ou des tableaux de bord sur votre propre instance Smartsheet, contactez nous via le formulaire de contact et nous pourrons étudier votre configuration ensemble.