L'une des erreurs les plus courantes que je constate dans les organisations qui débutent sur Smartsheet, c'est de construire des tableaux en format "large".
Dans un tableau large, les différentes versions d'une même information sont stockées dans des colonnes séparées. Par exemple, vous créez une colonne par année, une colonne par statut de projet, ou une colonne par région. C'est une approche qui semble naturelle, parce que c'est souvent comme ça qu'on aime visualiser des données dans un tableur.
Le problème, c'est que cette structure atteint vite ses limites quand votre solution s'étoffe.
Ces différentes versions devraient en réalité être stockées dans des lignes, avec une seule colonne pour identifier la version. C'est ce qu'on appelle un format "long", et c'est comme cela que les bases de données relationnelles sont conçues pour stocker l'information.
Quand vous construisez votre solution, la différence peut sembler anodine au départ. Mais quelques mois plus tard, lorsque vous avez besoin de référencer ces données depuis une autre feuille, de créer des rapports, ou d'écrire des formules qui dépendent de plusieurs critères, les limites d'un tableau large deviennent problématiques.
Prenons un exemple.
Imaginez que vous créez une table de référence contenant des taux de conversion de devises sur plusieurs années. D'autres feuilles utiliseront cette table pour convertir des coûts et des revenus dans une devise commune.
Une approche courante consiste à créer des colonnes pour la devise source, la devise cible, puis une colonne séparée pour chaque année :
| Source | Target | 2024 | 2025 | 2026 |
|---|---|---|---|---|
| USD | GBP | 0.79 | 0.81 | 0.80 |
Ça fonctionne si votre formule n'a besoin de faire correspondre que les devises. Mais dès que vous voulez que la formule sélectionne automatiquement l'année, la structure devient difficile à exploiter.
Une meilleure approche consiste à stocker l'année comme une donnée :
| Source | Target | Year | Rate |
| USD | GBP | 2024 | 0.79 |
| USD | GBP | 2025 | 0.81 |
| USD | GBP | 2026 | 0.80 |
À première vue, on pourrait avoir l'impression qu'il y a plus de données, parce que l'année se répète sur chaque ligne. En réalité, vous stockez exactement la même information, mais dans une structure avec laquelle Smartsheet peut travailler de manière plus efficace.
Avec ce format, vous pouvez facilement récupérer le bon taux grâce à une formule INDEX/COLLECT :
=INDEX(COLLECT({Currency - Rate}, {Currency - Target}, Currency@row, {Currency - Year}, YEAR([Start date]@row)), 1) * Cost@row
La formule peut maintenant sélectionner le taux de conversion approprié en fonction à la fois de la devise et de l'année, sans avoir besoin d'une logique distincte pour chaque colonne.
En règle générale, chaque fois que vous êtes tenté de créer plusieurs colonnes représentant différentes versions d'une même chose, demandez-vous si ces valeurs ne devraient pas plutôt être des lignes.
Une table de référence bien structurée simplifie les formules, rend les rapports plus flexibles, et facilite la maintenance de toute votre solution Smartsheet.
Si vous voulez en savoir plus sur les tables de référence, j'ai écrit à ce propos dans mon article de la semaine dernière : Les tables de référence indispensables pour structurer Smartsheet
Et si vous avez besoin d'aide pour concevoir une architecture Smartsheet évolutive, n'hésitez pas à me contacter via le formulaire ci-dessous.