3 façons d'assigner des personnes à vos projets avec Smartsheet Resource Management

Comment assigner les bonnes personnes aux bons projets, tout en restant flexible quand un projet est annulé ou mis en pause ? Toute équipe PMO ou opérationnelle finit par se poser cette question en grandissant, et Resource Management est l'un des outils de l'écosystème Smartsheet conçu pour y répondre.

Resource Management est une application distincte dans l'écosystème Smartsheet, reliée à vos feuilles de projet. Si vous l'avez déjà, vous avez probablement aussi Smartsheet Control Center, et je recommande de bien maîtriser Control Center en premier, car les deux se connectent et certains choix de configuration affectent les deux à la fois : Smartsheet Control Center : automatiser plusieurs portefeuilles à grande échelle.

Voici la théorie. Dans vos feuilles de plan de projet, vous ajoutez une colonne % d'allocation, mappée dans les paramètres du projet, qui indique à Resource Management la part du temps d'une personne que chaque tâche occupe, 50 % pour la semaine, 100 % pendant deux jours, selon ce qui convient à la tâche. Ce pourcentage est calculé par rapport aux dates de début et de fin, puis transmis à Resource Management avec la personne affectée sur chaque ligne. Vous pouvez tout à fait automatiser ce calcul, par exemple "2 heures sur une journée de 8 heures", en saisissant une formule dans chaque cellule de la colonne % d'allocation. Vous ne pouvez pas utiliser l'option "Convertir en formule de colonne" sur cette colonne, cela romprait la connexion avec Control Center. Une formule saisie cellule par cellule, même si c'est la même formule copiée sur toute la colonne, n'est pas la même chose et ne posera pas de problème.

Une fois cela en place, Resource Management affiche le planning de chacun, ce qui vous permet de prendre les bonnes décisions sur qui est à affecter sur quels projets.

Voilà pour la théorie, et ça paraît simple. Dans la pratique, il existe trois niveaux de détail possibles, et quelques modèles de gouvernance qui vont avec, sinon tout ça tourne vite au chaos.

Les trois niveaux de détail de Resource Management

1. Resource Management au niveau projet

Ce niveau convient aux organisations où les projets sont pris en charge par un petit groupe de personnes assez stable, à temps plein ou à mi-temps sur les projets. Une feuille maîtresse, ou une feuille par modèle Control Center, structurée ainsi :

• Client (parent)
  • Projet (enfant)
    • Noms, dates et personnes affectées (petits-enfants)

À ce niveau, je recommande soit un point de contact unique pour gérer les affectations, soit de laisser cette responsabilité à chaque manager, selon la structure de votre organisation et le volume traité.

2. Resource Management au niveau service

Si vous utilisez déjà une Matrice de services, une feuille qui sert à cadrer et chiffrer les services pour vos clients, vous pouvez l'enrichir avec des colonnes d'affectation et de dates. Cela permet d'affecter des personnes aux services au moment où ils sont vendus, ce qui est plus précis qu'une affectation au niveau du projet entier.

C'est un bon compromis qui convient à beaucoup d'organisations. Vous pouvez gérer les affectations de la même façon qu'au niveau projet ci-dessus, même si à un moment donné, confier les affectations à une seule personne pour l'ensemble des services tend à mieux fonctionner, car elle a une vue sur toutes les équipes.

Un point d'attention : les dates doivent souvent être mises à jour à la fois dans le plan de projet et dans la Matrice de services, ce qui crée une double saisie pour le chef de projet. D'où la troisième méthode.

3. Resource Management au niveau plan de projet

C'est l'option la plus détaillée, et aussi la plus difficile à garder sous contrôle. Vous pourriez ajouter la colonne % d'allocation à tous les plans de projet et la confier à vos chefs de projet, mais d'après mon expérience, à moins que chaque chef de projet soit bien formé et engagé de façon constante (rarement réaliste à l'échelle d'une équipe et d'une organisation entière), des erreurs arrivent et cassent la logique d'affectation.

À partir de là, plusieurs approches existent, chacune avec son propre coût de mise en place et de maintenance.

a. Plan de projet construit à partir de la Matrice de services. Le plan de projet reflète la Matrice de services, structuré autour des services vendus. Vous gardez le contrôle sur les ressources, mais les chefs de projet ont tendance à ne pas apprécier de perdre la main sur leur propre plan, et maintenir les deux feuilles alignées demande un entretien constant à mesure que les services évoluent.

b. Plan de projet pour les affectés, pas pour le chef de projet. Une façon de simplifier l'option (a) consiste à retirer complètement le chef de projet de la logique d'affectation. Les chefs de projet travaillent rarement un nombre d'heures fixe et prévisible sur un projet semaine après semaine, les phases et les imprévus font bouger ça constamment, donc les retirer de l'équation peut rendre le reste de la mise en place plus facile à maintenir.

c. Géré par le chef de projet, supervisé par le Gestionnaire de ressources. Ici, les chefs de projet gardent le contrôle de leur propre plan de projet, mais dans un cadre défini. Des colonnes automatisées signalent tout ce qui sort de ce cadre, déclenchant une automatisation Smartsheet qui notifie le Gestionnaire de ressources, qui fait le suivi chaque jour via des rapports et un tableau de bord.

Il n'existe pas de solution universelle. Si vous voulez de l'aide pour trouver ce qui convient à votre équipe, contactez-moi via le formulaire ci-dessous et on travaillera ensemble sur le sujet.

Sinon, découvrez comment cela s'est concrétisé dans cette étude de cas : Comment nous avons rationalisé l'affectation des projets et l'allocation des ressources.