Smartsheet Resource Management est utile pour vérifier les allocations à grande échelle et produire des rapports. Mais l'outil n'est pas vraiment conçu pour que les équipes consultent leurs allocations ensemble et discutent de la meilleure façon de répartir la charge.
Cela était possible avec ce que l'on appelle aujourd'hui Smartsheet Legacy Resource Management, qui offrait une excellente vue de l'allocation des personnes sur les jours et semaines à venir.
Puisque ce bel outil nous a été retiré, on peut s'en lamenter toute la journée, ou on peut agir. Heureusement, en juin 2024, Smartsheet a lancé les rapports avancés pour Resource Management, qui permettent d'exporter un rapport quotidien de Resource Management directement dans la plateforme Smartsheet.
En combinant cela avec Data Shuttle, on peut construire un rapport qui montre l'allocation des équipes pour cette semaine et la semaine prochaine. Techniquement, on pourrait afficher davantage de semaines, mais pour des équipes opérationnelles qui livrent des services au quotidien, j'ai constaté que deux semaines suffisent largement.
Pourquoi construire cela plutôt que de simplement donner à vos équipes ou managers un accès à Resource Management ?
J'y vois deux raisons principales.
La première est le coût. Chaque accès à la plateforme nécessite une licence. Il y a deux types de licences : des licences de lecture et écriture, et des licences ressource « managée ». Sans surprise, les licences de lecture et écriture sont les plus chères des deux, mais les licences ressource « managée » n'ont jamais d'accès à la plateforme.
La seconde est la simplicité. Resource Management sait afficher correctement l'allocation des personnes, et c'est facile à montrer à un manager et à son équipe, mais la vue peut vite devenir compliqué dès qu'une personne travaille sur plus de cinq projets. Démêler cela dans la vue native demande un niveau de maîtrise de la plateforme dans lequel vous ne voulez pas forcément investir aussi tôt.
1. Extraire les données brutes de Resource Management
Le rapport avancé de Resource Management pousse une feuille mise à jour dans Smartsheet chaque jour. Si vous voulez voir à la fois les données de cette semaine et celles de la semaine prochaine, il vous faut en réalité deux rapports « Time & Fees in hours ».
Le rapport de la semaine en cours affiche les données du lundi au dimanche pour la semaine en cours, mais il n'existe aucun rapport qui isole à lui seul les données de « la semaine prochaine », d'où la nécessité du second rapport pour combler cet écart.
Le rapport des 30 prochains jours affiche tout ce qui va d'aujourd'hui jusqu'aux 30 jours suivants. Exporté un lundi, cela vous donne deux semaines complètes, mais dès l'actualisation du mardi, vous perdez les données du lundi de cette première semaine. C'est exactement pour cette raison que le rapport de la semaine en cours reste indispensable en complément, afin de conserver une vue complète sur deux semaines à tout moment de la semaine.
2. Remodeler les données avec des formules de colonne
Dans chaque feuille source, une colonne d'aide concatène le nom du projet et le nom du membre de l'équipe en une clé unique, puisque RM ne dispose d'aucun identifiant partagé entre les deux jeux de données. D'autres formules isolent le numéro de semaine, ce qui permet d'identifier « cette semaine » et « la semaine prochaine » indépendamment de la date calendaire réelle, et convertissent les heures planifiées en pourcentage d'une semaine de travail complète (par exemple, les heures divisées par 40).
3. Assembler les deux sources en une feuille finale avec Data Shuttle
Les workflows Data Shuttle déplacent les données remodelées vers une feuille de destination unique, où des formules INDEX/COLLECT, basées sur cette clé unique projet et membre de l'équipe, viennent chercher le « % cette semaine » et le « % semaine prochaine » côte à côte. Une vérification de validité filtre ensuite toute ligne qui se serait glissée là depuis une semaine non concernée.
Une fois cette feuille finale créée, elle devient un actif Smartsheet normal et modifiable. Vous pouvez y ajouter des colonnes de statut RAG, des commentaires ou des indicateurs d'écart, puis construire un rapport par-dessus, regroupé par manager ou par équipe, avec sommes et filtres, pour que les managers disposent d'une vue de charge de travail propre, exportable et toujours à jour, plutôt que de jongler avec les écrans de rapports natifs de RM.
Astuces pratiques
- Le rapport quotidien de Resource Management s'exporte une fois par jour, à l'heure à laquelle vous l'avez créé pour la première fois, alors choisissez bien votre heure de création :)
- Assurez-vous que vos formules tiennent la route lors du passage de la semaine 52 à la semaine 1, au changement d'année.
- Ajoutez une colonne modifiable pour que les personnes puissent ajuster leur allocation de la semaine en cours par projet, au cas où la théorie ne collerait pas à la réalité.
- Conservez les congés et le temps interne provisionnés dans Resource Management sur leurs propres feuilles, afin de pouvoir les signaler séparément dans le rapport.
- Faites évoluer la solution en ajoutant des champs pour que chaque personne ne voie que les données de sa propre équipe dans le rapport. Un seul et même rapport peut ainsi servir à toutes les équipes, sans avoir à construire et maintenir un rapport distinct pour chacune d'elles.
Besoin d'aide pour mettre cela en place pour vos équipes ? Contactez-moi via le formulaire ci-dessous pour parler de votre configuration Resource Management.
