Smartsheet Control Center : Automatisez vos portefeuilles

Comment fonctionne Control Center (sans prise de tête)

À la base, Control Center crée de nouveaux éléments à partir de modèles (templates) et les provisionne automatiquement lorsqu’une nouvelle demande est soumise via une feuille d’intake (intake sheet).

Voici comment cela fonctionne concrètement :

1. Intake : là où tout commence

Une nouvelle demande arrive dans votre intake sheet. Cela peut se faire via un formulaire, ou (surtout pour les projets) via le connecteur Smartsheet Salesforce. Vous pouvez aussi le faire via une API.

Vous pouvez choisir de déclencher le provisioning immédiatement, ou seulement après une étape d’approbation. Cela vous donne de la flexibilité selon le niveau de contrôle nécessaire à votre processus.

2. Provisioning : transformer les demandes en travail structuré

Une fois approuvée, Control Center provisionne un espace de travail (workspace) ou un dossier en utilisant vos modèles préconfigurés.

Ces modèles peuvent inclure tout ce que vous avez préparé à l’avance :

• Sheets (feuilles)
• Reports (rapports)
• Dashboards (tableaux de bord)

L’aspect puissant ici, c’est que les données capturées dans votre intake sheet sont automatiquement injectées dans les éléments créés. Cela garantit la cohérence et élimine le travail manuel de configuration.

3. Suivi de portfolio : garder une visibilité globale

Après le provisioning, Control Center peut automatiquement ajouter une ligne dans une autre feuille, souvent appelée summary sheet (feuille de synthèse).

En termes simples :

• Chaque projet provisionné = une ligne dans la summary sheet
• Intake sheet = toutes les demandes (traitées et non traitées)

Votre summary sheet devient une vue de haut niveau de votre portefeuille de projets. Cependant, pour les équipes opérationnelles, il est souvent préférable d’utiliser des rapports basés sur cette summary sheet afin que chaque équipe ne voie que les colonnes qui la concernent.

4. Archivage : fermer la boucle

Lorsque les projets sont terminés, Control Center peut les archiver.

Cette étape n’est pas entièrement automatique, mais elle est rapide : il s’agit généralement de quelques clics. La plupart des équipes effectuent l’archivage de manière hebdomadaire.

Points à surveiller

Control Center est extrêmement puissant, mais sa mise en place peut être complexe.

Une configuration réussie nécessite :

• Des templates bien structurés (sheets, reports, dashboards)
• Une intake sheet correctement configurée, surtout lorsqu'utilisée en tandem avec Salesforce
• Une configuration précise des paramètres Control Center (certains ne sont pas très intuitifs)

En résumé : l’outil fonctionne très bien, mais uniquement si tout est correctement configuré dès le départ.

Besoin d’aide pour démarrer ?

Si vous avez accès à Control Center et que vous souhaitez automatiser la création de vos projets mais ne savez pas par où commencer, je peux vous aider à concevoir et mettre en place toute la configuration.