Control Center crée de nouveaux éléments à partir de modèles et les provisionne automatiquement lorsqu'une nouvelle demande est soumise via une feuille d'intake. Tout ce que fait Control Center s'articule autour d'un objet central appelé "blueprint", qui est en réalité un ensemble de modèles associé aux règles définissant comment et quand transformer ces modèles en projet actif. Une fois qu'on comprend les blueprints, le reste de l'outil devient beaucoup plus clair.
Voici comment cela fonctionne en pratique.
Une nouvelle demande arrive sur votre feuille d'intake. Cela peut se faire via un formulaire, ou (notamment pour des projets) via le connecteur Salesforce de Smartsheet. Vous pouvez également passer par une API.
La feuille d'intake est plus qu'une simple zone d'atterrissage, elle alimente aussi ce que Control Center appelle les "profile data", les données de profil. Les profile data sont les informations de projet capturées à l'intake (nom du projet, client, budget, date de début, par exemple) qui sont poussées automatiquement dans vos modèles provisionnés, afin que chaque projet parte de la même base fiable. Vous décidez, champ par champ, si cette donnée provient de la feuille d'intake, si elle est saisie manuellement lors du provisionnement, ou si elle correspond à une valeur par défaut.
Vous pouvez choisir de déclencher le provisionnement immédiatement, ou seulement après une étape d'approbation. Dans Control Center, cela se configure comme une automatisation rattachée à un blueprint précis, vous activez "Automations", vous choisissez le blueprint, et à partir de là, il suffit de marquer une ligne comme approuvée sur la feuille d'intake pour déclencher le provisionnement tout seul. Cela vous donne de la flexibilité selon le niveau de contrôle nécessaire à votre processus, des chaînes d'approbation strictes pour les projets à risque, ou un flux plus léger et en libre-service pour les demandes plus simples.
Un détail à connaître tôt : si vous gérez plusieurs types de projets (par exemple "Ouverture de magasin", "Projet IT", "Onboarding client"), chaque type possède son propre blueprint, et vous pouvez configurer votre feuille d'intake pour qu'une seule colonne indique à Control Center quel blueprint utiliser pour cette ligne. C'est ce qui permet à une seule feuille d'intake d'alimenter plusieurs structures de projet très différentes, sans que personne n'ait besoin de savoir quel blueprint se cache derrière.
Une fois approuvée, la demande est provisionnée par Control Center sous forme d'espace de travail ou de dossier, à partir de vos modèles préconstruits, qui vivent ensemble dans ce qu'on appelle le "blueprint source folder", le dossier source du blueprint.
Ces modèles peuvent inclure tout ce que vous avez préparé en amont :
Les modèles ne se valent pas tous cependant. Lorsque vous construisez le blueprint, vous marquez chaque élément comme obligatoire ou optionnel, et Control Center autorise jusqu'à 90 modèles par blueprint, ce qui laisse largement la place pour construire un kit de projet réellement complet, pas seulement deux ou trois feuilles. Les modèles optionnels sont utiles quand seuls certains projets ont besoin d'une structure supplémentaire, par exemple une feuille de gouvernance qui ne s'applique qu'au-delà d'un certain seuil de budget.
L'aspect le plus utile, c'est que les données capturées dans votre feuille d'intake sont poussées automatiquement dans les nouveaux éléments créés, selon le mapping de profile data que vous avez configuré. Cela garantit la cohérence et supprime le travail de configuration manuelle, personne n'a besoin de retaper le nom du client dans cinq feuilles différentes.
Vous choisissez également, au niveau du blueprint, si chaque nouveau projet reçoit son propre espace de travail flambant neuf, ou s'il atterrit dans un espace de travail partagé et présélectionné. Les nouveaux espaces de travail sont un meilleur choix quand les droits de partage doivent différer d'un projet à l'autre. Un espace partagé a du sens quand tout ceux qui touchent à ces projets doivent de toute façon tous les voir.
| Sur cette image, vous pouvez voir un exemple d'espace de travail, et à l'intérieur de cet espace, 2 dossiers, ainsi qu'un rapport, une feuille et un tableau de bord. |
Une fois le provisionnement effectué, Control Center peut automatiquement ajouter une ligne à une feuille séparée, communément appelée "summary sheet", la feuille de synthèse. Vous choisissez quels champs alimentent cette ligne lors de la configuration du blueprint, de sorte que la feuille de synthèse ne reflète que les données que vous souhaitez réellement suivre au niveau du portefeuille.
En résumé :
Votre feuille de synthèse devient une vue de portefeuille de haut niveau. Cependant, pour les équipes opérationnelles, il est souvent préférable d'utiliser des rapports construits sur cette feuille de synthèse, afin que chaque équipe ne voie que les colonnes qui la concernent, plutôt que de donner à tout le monde la vue complète et souvent trop dense.
Si vos projets vivent dans des espaces de travail séparés (ce qui est fréquent), il existe une fonctionnalité à connaître appelée "dynamic report scope". Normalement, quand un rapport doit puiser dans de nombreuses feuilles de projet, il faut ajouter manuellement chaque nouvelle feuille manuellement dans rapport au fur et à mesure que les projets sont créés. Cette fonctionnalité supprime cette étape manuelle, elle élargit automatiquement le critère "Where?" du rapport à mesure que de nouveaux projets sont provisionnés, de sorte que vos rapports transversaux restent à jour sans que personne n'ait à y toucher. C'est particulièrement utile pour les programmes qui provisionnent un grand nombre de projets, chacun dans son propre espace de travail.
Une fois les projets terminés, Control Center peut les archiver. Cette étape n'est pas entièrement automatique, mais elle est rapide, il suffit généralement de quelques clics. La plupart des équipes traitent l'archivage sur une base hebdomadaire.
Les projets archivés ne disparaissent pas, ils sont figés et retirés de la vue active, ce qui garde votre portefeuille en cours propre, tout en vous permettant de continuer à faire des rapports sur les projets historiques, pour de l'analyse de tendances ou des besoins de conformité.
Que se passe-t-il quand un blueprint a déjà servi à provisionner des dizaines, voire des centaines de projets, et que vous devez modifier le modèle lui-même ?
Control Center propose deux façons de traiter cette situation :
Control Center dispose aussi d'une structure intégrée pour distinguer qui gère un programme et qui se contente de l'utiliser :
C'est là la partie administration de Control Center, mais à l'intérieur même de votre blueprint, vous disposez aussi de deux façons de gérer les permissions.
Ce scénario convient le mieux quand vous savez déjà, avant même le provisionnement, qui sera responsable d'un projet.
Cette méthode est utile pour ajouter des managers ou des chefs de projet à un espace de travail, tant que vous acceptez que tout le monde dans ce groupe ait le même niveau d'accès. Ce qui est puissant ici, c'est que vous pouvez personnaliser le niveau d'accès élément par élément.
Control Center est extrêmement puissant, mais sa mise en place peut sembler intimidante au premier abord.
Une mise en place réussie demande :
Quelques pièges pratiques à connaître à l'avance : renommer un modèle dans le blueprint source folder sans mettre à jour le blueprint lui-même fait perdre à Control Center la trace de ce modèle, et les global updates ne retrouveront alors plus les projets concernés. De la même façon, modifier directement un champ dans la "Summary Sheet" au lieu de changer les données dans les projets sous-jacents rompra le lien entre les deux. Aucun de ces deux pièges n'est évident la première fois qu'on y est confronté, et les deux sont faciles à éviter une fois la règle connue.
Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez consulter Comment nous avons automatisé tout un portefeuille de projets avec Smartsheet Control Center.
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