Les tables de référence indispensables pour structurer Smartsheet
Adrien Leduc
Si vous ajoutez encore manuellement les managers dans vos feuilles pour leur donner de la visibilité sur les éléments de leur équipe, arrêtez.
À partir du moment où vous commencez à construire sérieusement dans Smartsheet, il faut commencer à le considérer comme une base de données. L'objectif est de construire une fois et de réutiliser partout, pas de recréer la même logique dans une dizaine de feuilles.
Voici trois tables de référence (parfois appelées tables de correspondance) qui valent la peine d'être mises en place dès le départ.
1. Table Manager-Collaborateur
À la base, cette table n'a besoin que de deux colonnes : une pour le collaborateur, une pour son manager. C'est tout. Deux colonnes suffisent pour modéliser toute la hiérarchie de votre entreprise.
Une fois cette table en place, n'importe quelle feuille où apparaît un collaborateur, qu'il s'agisse d'un formulaire de demande ou d'un suivi de projet, peut récupérer automatiquement son manager à l'aide d'une formule INDEX/MATCH. Plus besoin de maintenir manuellement les champs "manager" dans plusieurs feuilles. Une modification effectuée une seule fois dans la table de référence se répercute partout.
Si vous n'êtes pas encore familier avec INDEX/MATCH, Smartsheet propose un bon article pour démarrer : 3 Ways to Link Data Across Your Sheets.
Bonus si cette table est alimentée automatiquement depuis votre système RH. Double bonus si vous commencez à y ajouter des informations complémentaires comme le poste, la date d'arrivée, un calcul d'ancienneté ou des KPI provenant d'autres feuilles. Vous pouvez commencer simple et l'enrichir au fur et à mesure des besoins.
2. Table des mois
Plus simple, mais utile si vous travaillez avec des dates et devez construire des graphiques ou des rapports mensuels.
Le problème : Smartsheet stocke par défaut les numéros de mois sans zéro initial. Selon ce que vous construisez, vous aurez parfois besoin de 01 plutôt que 1, ou de "Janvier" plutôt que l'un ou l'autre. Sans table de référence, on se retrouve vite avec des formules YEAR/MONTH partout, ou pire, des saisies manuelles.
La solution consiste à créer une petite table avec quatre colonnes :
- Numéro du mois sans zéro initial (format Smartsheet par défaut)
- Numéro du mois avec zéro initial
- Nom complet du mois
- Nom abrégé du mois (3 lettres)
Un simple INDEX/MATCH sur cette table vous permet ensuite de récupérer le format souhaité où que vous en ayez besoin.
3. Table de conversion des devises
Dernier exemple : une table de référence pour les taux de change, très courante dans les organisations internationales.
Le fonctionnement classique consiste à stocker un taux de conversion par devise et par exercice fiscal afin que tous les calculs financiers réalisés dans différentes régions reposent sur des taux cohérents et validés, plutôt que sur les fluctuations du marché en temps réel.
Une bonne pratique que j'ai apprise au fil du temps : ajouter une ligne "année en cours" pour chaque devise, alimentée par une formule qui récupère automatiquement le taux du dernier exercice fiscal disponible. Ainsi, vos tableaux de bord et vos feuilles qui utilisent les taux de l'année en cours n'ont pas besoin d'être mis à jour manuellement chaque début d'année. La table de référence s'en charge pour vous.
Le principe est le même dans les trois cas : créer une source unique de vérité et la réutiliser partout ailleurs.
C'est la différence entre un environnement Smartsheet que vous devez maintenir en permanence et un environnement qui se maintient presque tout seul.
Si vous souhaitez identifier les tables de référence qui pourraient apporter de la valeur à votre organisation, utilisez le formulaire ci-dessous pour me contacter.
